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Grüne Events: Mit diesen Tipps und Tools gelingt Ihre nachhaltige Veranstaltung

Über die verschiedenen Phasen der Veranstaltungsplanung hinweg gilt es immer wieder Entscheidungen zu treffen: Vom Veranstaltungsort über das Teilnehmermanagement bis hin zur abschließenden Danksagung. Wenn Ihr Event einen möglichst kleinen CO2-Fußabdruck hinterlassen soll, müssen Sie Nachhaltigkeit von Anfang an in die Planung einbeziehen. Das klingt nicht nur auf dem Papier komplex (auf das wir aus Nachhaltigkeitsgründen besser verzichten. Mehr dazu weiter unten). Aber zum Glück können Ihnen verschiedene digitale Tools bei der Planung einer nachhaltigen Veranstaltung helfen.
So planen Sie eine nachhaltige Veranstaltung

Der CO2-Fußabdruck einer Veranstaltung

Der CO2-Fußabdruck einer typischen Vor-Ort-Veranstaltung.
Emissionsquellen einer typischen Veranstaltung. Quelle: www.atmosfair.de

Atmosfair, eine gemeinnützige Klimaschutzorganisation mit Sitz in Berlin, zeigt in einer Beispielrechnung auf, dass eine 2-tägige Konferenz mit ca. 150 Teilnehmenden aus Europa im Durchschnitt 29.604 kg CO2 verursacht. Um nur eine Tonne CO2 zu kompensieren, müssen etwa 80 Buchen gepflanzt werden. Für die Kompensation der gesamten CO2-Menge dieser Beispielkonferenz wären demnach ca. 2400 Bäume notwendig. 

Daher gilt: Wichtiger als die Kompensation nicht vermeidbarer Emissionen ist die bewusste Vermeidung von Emissionen im Vorfeld.

Berechnen Sie als ersten Schritt den CO2-Fußabdruck Ihrer geplanten Veranstaltung: Wie viele Emissionen Ihre geplante Veranstaltung tatsächlich verursacht, können Sie mit dem CO2-Rechner für Veranstaltungen des Umweltbundesamtes erfassen. Das Tool zeigt auf, was die wirklichen klimarelevanten Einflüsse Ihrer Veranstaltung sind. Die kurze Anleitung erklärt Ihnen, wie die Daten einzutragen sind.

Ein Online-Event als nachhaltige Alternative

Wie die oben genannte Beispielrechnung zeigt, fallen die meisten Emissionen bei der An- und Abreise an. Vor jeder Veranstaltung bzw. vor jedem Meeting in Präsenz sollten Sie also kritisch prüfen, ob und wie der Termin als Onlineveranstaltung oder Videomeeting umsetzbar wäre.

Der Digitalisierungsschub in der Pandemie hat auf dem Feld der interaktiven Videomeetings und Messen einiges bewegt. Neben dem „klassischen“ Videomeeting via MS Teams, ClickMeeting, Zoom, BigBlueButton, WebEx oder Google Meet gibt es mittlerweile Tools, mit denen Sie ganze Messehallen digital nachbilden und Teilnehmende sich als Avatare frei im Raum bewegen können. 

Ist es nicht möglich, die Veranstaltung digital durchzuführen, können Sie mit digitalen Hilfsmitteln dennoch Emissionen sparen. Schalten Sie Speaker:innen digital hinzu, die nur für einen kurzen Redebeitrag eingeplant sind oder eingeflogen werden müssten.

Mit welchen Tools Sie erfolgreich virtuell Netzwerken, haben wir Ihnen im Artikel Digitales Get-together: 3 Tools für erfolgreiches Online-Networking zusammengefasst.

Die Anmeldung zur nachhaltigen Veranstaltung: Nutzen Sie digitale Tools

Verzichten Sie auf Papiereinladungen: Papierlose, digitale Einladungen sind die umweltschonendere Variante. Durch digitale Tools sparen Sie das CO2 ein, das für Papierproduktion, Druck und Versand anfällt. Außerdem bieten viele digitale Tools gleichzeitig umfangreiche Möglichkeiten für das Teilnahmemanagement: Vom Umgang mit Zu- und Absagen über den Versand von Informationen, der Abwicklung der Ticketkosten bis hin zur Akkreditierung der Personen vor Ort.

Aber Achtung: auch digitale Dienste verbrauchen Ressourcen. Bei der Nutzung von digitalen Tools sollten Sie daher immer datensparsam vorgehen: 

  • Achten Sie auf den Datenschutz: Erfassen Sie nur die Daten der Teilnehmenden, die Sie unbedingt benötigen. Halten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung fest, welche Informationen gespeichert und weitergegeben werden. Sie müssen die Daten der Teilnehmenden außerdem nach einer gewissen Zeit wieder löschen.   
  • Verzichten Sie darauf, große Bilder oder PDF-Anhänge an die Teilnehmer:innen zu verschicken. Stellen Sie die Informationen zentral auf einer Homepage zur Verfügung.
  • Setzen Sie Erinnerungs-E-Mails im Vorfeld der Veranstaltung sparsam ein und verzichten Sie auch hier darauf, große Bilder zu versenden.

Wählen Sie einen zentralen Veranstaltungsort für Ihr Event

Wenn Sie zu dem Entschluss kommen, dass ein Onlineevent kein gangbarer Weg ist, gilt es im nächsten Schritt eine nachhaltige Eventlocation auszuwählen.

Die Lage spielt dabei eine wichtige Rolle, denn die An- und Abreise der Teilnehmer:innen verursacht oft den größten Posten auf der CO2-Rechnung einer Vor-Ort-Veranstaltung. Durch einen zentralen Veranstaltungsort können Sie den CO2-Fußabdruck deutlich verringern. Dabei ist es wichtig, dass der Veranstaltungsort gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist.

Nachhaltige Events sind gut mit Bus und Bahn zu erreichen

Prüfen Sie im Vorfeld, ob dies auf Ihre gewählte Location zutrifft. Hier spielt auch die Veranstaltungszeit eine wichtige Rolle: Während der Schulferien oder spät am Abend ändern sich oft die Fahrpläne des öffentlichen Nahverkehrs und die An- und Abreise wird für Ihre Gäste mühsamer.

Möglich ist auch die Organisation von emissionsarmen Shuttlebussen, die Ihre Gäste vom nächstgelegenen Bahnhof zum Veranstaltungsort oder zum Hotel bringen.

Wenn im Rahmen des Events eine oder mehrere Übernachtungen nötig sind, beachten Sie das Prinzip der kurzen Wege und prüfen Sie, ob nachhaltige Übernachtungsmöglichkeiten vom Veranstaltungsort unkompliziert ohne PKW zu erreichen sind.  

Hotel & Eventlocation sollten auf Nachhaltigkeit wertlegen 

Wie findet man nachhaltige Hotels?

Auf gängigen Buchungsportalen findet sich immer häufiger der Hinweis, ein Hotel sei „Grün“, „Nachhaltig“ oder „Green Stay“. Nicht immer wird dabei klar, welche Nachhaltigkeitskriterien das Hotel eigentlich erfüllen muss, um diese plattformeigene Auszeichnung zu erhalten. Prüfen Sie auf der hoteleigenen Website, welches Zertifikat genau vorliegt.

Das Portal fairweg.de hat eine hilfreiche Liste vertrauenswürdiger Nachhaltigkeitszertifikate zusammengestellt, die Ihnen eine gute Übersicht bietet.

Die ISO 14001 Zertifizierung, eine EMAS Registrierung, das europäische Umweltzeichen, das EU Ecolabel, Green Globe oder die Zertifizierung für nachhaltiges Bauen sind gute Indikatoren für die richtige Location.

Wie findet man nachhaltige Eventlocations?

Auch bei der Auswahl eines nachhaltigen Konferenzgebäudes können umweltbezogene Kennzeichnungen, wie zum Beispiel die EMAS-Registrierung oder das europäische Umweltzeichen, hilfreich sein.

Neben der guten Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln spielen u.a. das Abfallmanagement, der Energieverbrauch sowie der Wasserverbrauch eine wichtige Rolle.

Was tun, wenn keine zertifizierte Location in der Umgebung zu finden ist?

Bisher sind in Deutschland verhältnismäßig wenig Eventlocations offiziell als „Nachhaltig“ zertifiziert. Falls Sie in Ihrer Nähe keinen Veranstaltungsort mit einer Zertifizierung finden, ist das nicht automatisch ein K.o.-Kriterium für Ihr Event. Fragen Sie direkt beim Betreiber, ob und auf welche Nachhaltigkeitskriterien wertgelegt wird.

Neben Ökostrom, guter Erreichbarkeit mit dem ÖPVN, Abfall- und Wassermanagement spielen auch Barrierefreiheit und Energieeffizienz eine wichtige Rolle. Die Checkliste für nachhaltiges Eventmanagement (PDF) vom Eventblog ceimzeit.de gibt Ihnen eine gute Orientierung, welche Punkte wichtig sind.

Schaffen Sie Anreize für die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Sie haben einen Veranstaltungsort ausgewählt, der mit dem ÖPVN gut zu erreichen ist? Sehr gut! Jetzt ist es an Ihnen, die gute Anbindung der Location an Ihre Gäste aktiv zu kommunizieren und Anreize zu schaffen, emissionsarme Verkehrsmittel zu nutzen.

Machen Sie auf der Website leicht verständlich sichtbar, dass Ihre Location gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist.

Hinterlegen Sie eine detaillierte Wegbeschreibung (welcher Bus muss in welche Fahrtrichtung genommen werden) und stellen Sie Informationen zu den Abfahrtszeiten bereit. Weisen Sie ggf. auch auf die Apps und/ oder Webseiten regionaler Verkehrsunternehmen hin sowie Informationen, wie und wo Tickets gekauft werden können.

Machen Sie den CO2-Außstoß verschiedener Verkehrsmittel sichtbar. 

Natürlich liegt die Entscheidung, welches Verkehrsmittel genutzt wird, letztendlich bei Ihren Gästen. Sind die Anreize und Möglichkeiten zur klimafreundlichen Anreise da, kann es dennoch Personen überzeugen, auf das Auto oder Flugzeug zu verzichten.

Animieren Sie Ihre Gäste auf der Website mit dem Routenplaner CleverRoute dazu, Verkehrsmittel mit einem leichten Fußabdruck zu wählen. Die Kalkulation schließt Zeit, finanzielle Kosten und den CO2-Aussstoß der Strecke mit ein. 

Auch mit dem CO2-Rechner für Auto, Flugzeug und Co. von Quarks & Co. können Sie den CO2-Ausstoß für die Fahrt mit dem Auto berechnen und mit anderen Verkehrsmitteln vergleichen.

Best Practice: Sie organisieren eine Veranstaltung in Hamburg uns erwarten viele Gäste aus Berlin? Dann hinterlegen Sie eine Beispielrechnung der verschiedenen Verkehrsmittel die Zeit, Kosten und den CO2-Ausstoß beinhaltet. Verweisen Sie dann auf den Routenplaner CleverRoute um Gäste zu animieren, den eigenen Verbrauch zu kalkulieren.   

Schaffen Sie finanzielle Anreize

Als Veranstalter:in können Sie Ihren Gästen ein vergünstigten Eintrittspreis gewähren, wenn diese umweltfreundlich angereist sind, z.B. durch das Vorzeigen eines entsprechenden ÖPNV-Tickets am Einlass.

Haben Ihre Gäste im Voraus gezahlt, kann das Ticket z.B. auch für Freigetränke oder andere Vergünstigungen oder Verlosungen von Ihnen genutzt werden.  

Bieten Sie Kombitickets an: Im Preis der Eintrittskarte zur Veranstaltung ist die kostenlose Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zur An- und Abreise bereits enthalten.

Digitale alternativen zu Visitenkarten und Programmheften

Veranstaltungen verursachen in der Regel jede Menge Papiermüll: Flyer, Broschüren,  Programminformationen oder Visitenkarten – das meiste davon landet nach dem Event im Papierkorb.

Auch für dieses Problem finden sich digitale Lösungen: Mit cleveren Event-Apps können Sie Ihren Gästen alle wichtigen Informationen digital zur Verfügung stellen und Papiermüll vermeiden.

Mehr noch: Viele Anwendungen ermöglichen es, für favorisierte Programmpunkte einen persönlichen Alarm einzurichten, Visitenkarten digital zu tauschen, Sponsoren vorzustellen, Informationen in Echtzeit zu aktualisieren und Feedback einzuholen.

Achten Sie bei der Auswahl einer Event-Anwendung darauf, dass diese nicht extra auf dem Smartphone installiert werden muss sondern von den Gästen im Webbrowser genutzt werden kann.

Beispiele für Event-Apps sind LineUpr,  EventsWallet oder eventmobi. Testen Sie vor der Anschaffung einer Anwendung immer die Demo- oder Testversionen.

Sie vermeiden Papiermüll auch, wenn das Programm digital auf Bildschirmen angezeigt oder zentral ausgehangen wird.

Weitere Tipps für Ihre nachhaltige Veranstaltung

  • Legen Sie Broschüren oder Informationsflyer als Ansichtsexemplare aus und stellen Sie einen QR-Codes zum Download bereit
  • Stellen Sie Wasserspender statt Plastik- oder Glasflaschen zur Verfügung
  • Bieten Sie ein vegetarisches und veganes Menü an. Das Catering bezieht die Lebensmittel vorzugsweise von regionalen Dienstleistern
  • Auch Barrierefreiheit ist ein wichtiger Teil von einem nachhaltigen Umgang miteinander
  • Achten Sie bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, auf das Umweltzeichen „Blauer Engel“ oder das Europäische Umweltzeichen
Bieten Sie auf Ihrer nachhaltigen Veranstaltung regionales, vegetarisches und veganes Essen

Zum Weiterlesen: Umfangreicher Leitfaden für nachhaltige Veranstaltungen 

Ans Herz legen möchten wir Ihnen den umfangreichen Leitfaden für die Organisation von nachhaltigen Veranstaltungen, herausgegeben vom Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) und dem Umweltbundesamt (UBA).

Hier finden Sie viele hilfreiche Informationen und Tipps, die Ihnen dabei helfen, eine nachhaltige Veranstaltung von Grund auf zu planen. Die Checklisten im Anhang (ab Seite 62) können Sie bei der Umsetzung einer nachhaltigen Veranstaltung Schritt für Schritt abhaken. Von der An- und Abreise bis zur Barrierefreiheit, geschlechtergerechten Sprachgebrauch und dem ausgeglichenes Verhältnis von eingeladenen Expertinnen und Experten.

Text: Christel Schmuck

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