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Leitfaden hybrides Arbeiten – Arbeitsmodell der Zukunft?

Von 9-5 im Büro sitzen war gestern! Mit Corona haben sich unterschiedliche Arbeitsmodelle verbreitet und etabliert. Nun stellt sich die Frage: Wie können Teams trotz verteilten Arbeitsplätzen funktionieren? Und wie gestaltet sich zukünftig die Interaktion unter den Mitarbeitenden und zwischen Arbeitgebenden und -nehmenden? Antworten darauf geben wir Ihnen im Beitrag.
Leitfaden hybrides Arbeiten

Arbeit im Wandel

Der Kaffee am Morgen mit den Kolleginnen und Kollegen, Gespräche am Gang und die gemeinsame Mittagspause gehörten vor Corona zum Büroalltag. Mit neuen Arbeitsmodellen wie Homeoffice, Flexoffice oder mobilem Arbeiten sehen sich Teams oft nur noch digital. Insbesondere Hybrides Arbeiten kann Ihr Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Neue Formen der Kommunikation und Interaktion werden notwendig, es gilt die Anwesenheit im Büro und die Arbeitsplätze zu organisiert und gesetzliche Regelungen müssen beachtet werden. Wir geben in diesem Beitrag einen Überblick, worauf es ankommt und wie Sie Schritt für Schritt zum hybriden Arbeitsmodell finden.

Was ist Hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten umfasst die Kombination von Homeoffice, mobilem Arbeiten und „normalen“ Bürotagen. Die Mitarbeiter:innen sind also flexibel an verschiedenen Arbeitsorten.

Neben dem Arbeitsort spielt außerdem die Flexibilisierung der Arbeitszeit eine Rolle. Im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells können Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit im Idealfall selbst festlegen. Das bedeutet allerdings auch, dass die Teammitglieder nicht immer zur selben Zeit am selben Ort sind und arbeiten. Persönliche Kommunikationswege wie sie im Büro stattfinden, müssen daher durch digitale Kanäle ergänz oder ersetzt werden.

Dennoch betrachten laut einer StepStone Umfrage die meisten Arbeitnehmenden sowie Arbeitsgebenden dieses Modell bereits als Arbeitsform der Zukunft.

Was ist der Unterschied zu anderen Arbeitsmodellen

Im Gegensatz zu anderen Modellen die flexibel gestaltet sind erhalten die Mitarbeitenden beim hybriden Arbeiten die Möglichkeit selbst zu entscheiden wie, wann und von wo sie arbeiten möchten. Dadurch haben hybride Arbeitsmodelle den Vorteil, dass die Mitarbeitenden die für sie beste Arbeitsweise finden können. Laut dem Forschungsbericht The Future of Work sind sie in Folge motivierter und zufriedener, die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigt.

Mit dem hybriden Arbeiten sind flexible Arbeitsorte und -zeiten verbunden

Herausforderungen für Führungskraft und Team

Durch die wechselnde Verteilung der Teams zwischen Büro und dem eigenen Zuhause ergeben sich Herausforderungen in der Kommunikation: Auf kurzem Wege etwas „über den Schreibtisch rufen“ oder die gemeinsame Mittagspause fallen weg. Als Führungskraft müssen Sie einerseits sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden wichtige Informationen mitbekommen. Aber auch das soziale Miteinander sollten Sie immer im Blick haben: Kein Teammitglied sollte sich ausgeschlossen fühlen, nur weil er oder sie nicht „im Büro“ ist. Es gilt ein gemeinschaftliches Teamgefüge zu erhalten.

Insbesondere wenn es mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze im Büro gibt, ist es wichtig, ein System zu etablieren, mit dem Sie die Anwesenheit vorab erfassen. Dazu können beispielsweise EXCEL Listen genutzt werden. Bedenken Sie außerdem, dass die technische Ausstattung aller Mitarbeitenden (mit Laptops, Headsets, VPN Zugang, etc.) Grundvoraussetzung für das hybride Arbeiten ist.

Hybrides Arbeiten als Chance: Arbeitnehmer:innen drängen auf Homeoffice und flexible Arbeitszeiten

Meistern Sie die Herausforderungen, die mit dem hybriden Arbeitsmodell einhergehen, bietet es für Ihr Unternehmen viele Vorzüge. Ihre Mitarbeitenden sind flexibel und können sich so ihre Zeit ideal einteilen. Dadurch lassen sich beispielsweise Stoßzeiten beim Pendeln vermeiden oder Aufgaben, die besondere Konzentration erfordern, in einer ruhigen Umgebung erledigen. Ihre Teammitglieder arbeiten dann, wenn sie am produktivsten sind; gleichzeitig steigt ihre Zufriedenheit.

Darüber hinaus kann das hybride Modell mögliche Nachteile des reinen Homeoffice wie beispielsweise Isolation abfedern, indem durch ein Büro zusätzlich Raum für persönlichen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen besteht.

Als Führungskraft können Sie außerdem Kosten einsparen: Wenn ein Teil Ihrer Mitarbeitenden regelmäßig außerhalb des Büros arbeitet, benötigen Sie weniger Räumlichkeiten.

Mit einem flexiblen Arbeitsmodell steigt die Attraktivität Ihres Unternehmens:

Nach einer aktuellen Erhebung des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens EY (Mai 2021) gaben 81 Prozent der Befragten Arbeitnehmer:innen zwischen 20 und 50 Jahren an, sie wollten in Zukunft nicht mehr an allen Wochentagen im Büro arbeiten. 78 Prozent wünschen sich für die Arbeitswelt der Zukunft: „Ich kann mir meine Arbeitszeit vollkommen flexibel einteilen“. Diese Tendenzen werden auch von anderen Umfragen bestätigt.

Mit einem flexiblen Arbeitsmodell in Ihrem Unternehmen entsprechen Sie diesen neuen Anforderungen an Arbeitgebende. Hinzukommt, dass Sie bei der Suche nach Mitarbeitenden nicht mehr an regionale Grenzen gebunden sind und weltweit nach den besten Talenten suchen können.

1. Was tun vor der Einführung hybrider Arbeit?

Klären Sie zunächst, ob ein hybrides Arbeitsmodell in Ihrem Unternehmen überhaupt umsetzbar ist. Beachten Sie hier Team- und Unternehmensstrukturen und überlegen Sie, ob die Anwesenheit der Mitarbeitenden zwingend notwendig ist. Dann gilt es, die Mitarbeitenden selbst zu berücksichtigen. Wird das hybride Modell von allen abgelehnt, ergibt es wenig Sinn, es einzuführen. Wichtig ist, dass Sie die Erfahrungen Einzelner berücksichtigen und dann eine Entscheidung treffen. Nur so können Sie sicherstellen, dass neue Regeln akzeptiert werden und der Arbeitsalltag tatsächlich optimiert wird.

Haben Sie sich für das hybride Modell entschieden gilt es nun die Rahmenbedingungen zu klären. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Verfügen alle Mitarbeitenden über das notwendige Equipment? (Laptop, Maus und Tastatur, Headset etc.)
  • Was muss ich gegebenenfalls neu anschaffen? 
  • Welche Tools sind notwendig?
  • Habe ich die finanziellen Mittel für die Anschaffung von Technik und Tools und
  • Welche rechtlichen Grundlagen müssen beachtet werden?

Dabei sollten Sie immer auf Nachhaltigkeit sowohl im ökologischen, ökonomischen als auch sozialen Sinne achten! So können Sie etwa gebrauchte statt neue IT anschaffen oder auf Digitalisierungsförderungen für Unternehmen zurückgreifen. In unseren Beiträgen: „Grün Digitalisieren: Diese nachhaltigen digitalen Tools sollten Sie kennen“ und „Nachhaltigkeit im Büro: In 6 Schritten zum grünen Arbeitsplatz“ haben wir einige Tipps gesammelt.

Haben Sie diese Fragen geklärt, kann’s losgehen!

Für die hybride Arbeit müssen alle Mitarbeitenden mit technischem Equipment ausgestattet werden

2. Wie schaffen Sie die notwendige Grundlage?

Damit hybrides Arbeiten funktionieren kann, sind gute Kommunikation und Vertrauen entscheidend. Der Fokus liegt nicht mehr auf Anwesenheit sondern auf den Ergebnissen der Arbeit. Ihre Aufgabe ist es daher sicherzustellen, dass alle im Unternehmen wissen, worauf hingearbeitet wird, was die Ziele sind und wie die Prozesse ablaufen. Dann können Sie Ihren Mitarbeitenden den Raum geben, ihre Arbeit selbst zu gestalten.

  • Ohne Vertrauenskultur ist hybrides Arbeiten nicht möglich. Sie sind verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden, selbst wenn diese nicht mehr nur im Büro arbeiten. Umgekehrt müssen Sie ihnen ebenfalls Vertrauen entgegenbringen, dass Arbeit und Leistung trotz der Freiheiten, die mit dem hybriden Modell verbunden sind, erbracht werden.
  • Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Ihre Mitarbeitenden erreichen. Investieren Sie deshalb frühzeitig in Technologie und digitale Infrastruktur. Nur so können die unterschiedlichen Teams effektiv hybrid zusammenarbeiten.

3. Was gilt es rechtlich zu beachten?

Der Begriff Homeoffice ist rechtlich nicht definiert. Am ehesten vergleichbar ist er mit der Telearbeit, die in § 2 Abs. 7 der Verordnung über Arbeitsstätten geregelt ist. Laut dieser sind die Arbeitgebenden dazu verpflichtet einen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich auszustatten (mit Mobiliar, Arbeitsmittel, etc.). Gültigkeit erlangt der Telearbeitsplatz erst, wenn die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt worden sind.

Die mobilen Arbeiten hingegen ist mit keinem rechtlich geregelten Arbeitsmodell vergleichbar. Im unterschied zum Homeoffice beziehungsweise der Telearbeit erbringen die Mitarbeitenden ihre Leistung vollständig ortsunabhängig. Entscheiden sich diese dazu überwiegend von zu Hause aus zu arbeiten, wird daraus trotzdem nicht automatisch ein Telearbeitsplatz.

Als Arbeitgebende haben Sie im Rahmen des hybriden Arbeitsmodells die Möglichkeit zwischen der Kombination Büro und Telearbeit oder Büro und mobiler Arbeit zu wählen. Es empfiehlt sich die zweite Option zu wählen. Die Vorteile hybrider Arbeit können am besten genutzt werden, wenn die Mitarbeitenden frei entscheiden können wann und wo sie arbeiten. Außerdem fällt für sie die Ausstattung eines Telearbeitsplatzes im Privatbereich weg. Die Arbeitsmittel müssen Sie hingegen trotzdem zur Verfügung stellen.

4. Unsere Tipps für die Umsetzung

Wie kann der Arbeitsalltag eines hybriden Arbeitsmodells so gestaltet werden, dass Sie die Herausforderungen meistern und die Chancen wahrnehmen können? Ihr Team verbunden und im Austausch ist? Wir haben einige Tipps für Sie:

Alle oder Keiner

Führen Sie die Meetings digital durch. Im Rahmen eines hybriden Modells werden sich manche Mitarbeitenden physisch am Unternehmensstandort befinden, andere wiederum von zu Hause, aus einem Café oder ihrem Heimatort arbeiten. An digitalen Meetings können alle teilnehmen und wichtige Informationen gehen nicht verloren. Außerdem verhindern Sie so, das Gefühl ausgeschlossen zu sein.

Gesicht zeigen

Alle Teammitglieder sollten während der Meetings ihre Kamera aktivieren. Die Kommunikation findet auch über Mimik, Gestik und Körperhaltung statt, wird dadurch persönlicher und gibt ein besseres Gemeinschaftsgefühl als ein schwarzer Bildschirm. Als Führungskraft können Sie so außerdem Stimmungen im Team besser einschätzen.

Let’s meet

Damit ihr Team nicht aneinander vorbei arbeitet und der Kontakt untereinander aufrechterhalten bleibt, können tägliche Meetings beispielsweise als Morgenroutine hilfreich sein. Achten Sie dann darauf, dass diese kurz sind und vom Team als sinnvoll erachtet werden. Am besten legen Sie vorab ein Zeitfenster fest. Darüber hinaus müssen Meetings nicht immer einen Bezug zur Arbeit haben. Führen Sie auch informelle virtuelle Treffen durch, in denen Sie gemeinsam einen Kaffee trinken oder zusammen Mittagessen. Machen Sie klar, dass diese Treffen auch vom Team initiiert werden können.

Gute Kommunikation innerhalb des Teams ist für ein hybrides Modell besonders wichtig

Schlüsselfaktor Daten

Informationen und Daten sind entscheidend damit hybrides Arbeiten funktioniert. Deshalb sollten Sie sich vorab Gedanken machen wo diese abgelegt werden. Legen Sie dazu klare Dateipfade fest und achten Sie auf logische Strukturen. Das gesamte Team sollte schnell und einfach Zugriff haben damit keine wertvolle Arbeitszeit für die Suche nach Dokumenten verloren geht. Außerdem sollte grundsätzlich geklärt werden, was Dokumentiert wird (Meetings etc.).

Für das Teamgefühl sind außerdem Kommunikationskanäle wichtig, in denen es auch lockerer zugeht, diese können ein Ersatz für den Plausch an der Kaffeemaschine sein.

Gute Führung: Hilfe statt Kontrolle

Als Führungskraft können Sie zusätzlich in regelmäßigen Abständen Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitenden führen. Fragen Sie aktiv nach wie es ihnen geht, was sie beschäftigt, womit sie zufrieden- oder möglicherweise unzufrieden sind.

Brainstorming

Sammeln Sie gemeinschaftlich mit dem Team Ideen, wie die interne digitale Kollaboration aussehen und ausgebaut werden könnte. Wie soll der Austausch stattfinden? Wie wird der Kontakt im Team gehalten? Welche Tools wollen Sie nutzen und welche nicht?

Feedback

Geben Sie Ihrem Team regelmäßig Feedback, fordern Sie dieses aber auch für sich ein. Prozesse und Abläufe können so stätig angepasst und optimiert werden. Dauert etwa das morgendliche Teammeeting mit einem Zeitfenster von 30 Minuten für alle zu lange, kürzen Sie es. So können Sie Unzufriedenheit im Team vorbeugen und den Arbeitsalltag optimal gestalten.

Welche Tools brauchen Sie?

Digitale Tools können die hybride Zusammenarbeit nicht nur erleichtern, sondern sind dafür zwingend notwendig. In unseren Beiträgen: „Teamarbeit digital – die wichtigsten Tools zur Kollaboration im Überblick“ und „Übersicht: Kostenfreie Tools für Videokonferenzen und Chats“ haben wir einige Beispiele für Sie gesammelt.

Tipp: Wie Sie virtuell nicht nur zusammenarbeiten können, sondern auch feiern lesen Sie in unserem Beitrag: „Gemeinsam digital feiern: Tipps und Ideen für Ihr online Teamevent!“

Quellen:
StepStone Umfrage: https://www.presseportal.de/pm/38447/4881839

The Future of Work:
https://www.accenture.com/us-en/insights/consulting/future-work?c=acn_glb_talentandorganimediarelations_12163686&n=mrl_0521

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