Weg vom Papier – alles digital in der Agrargesellschaft
Das Unternehmen.
Die Rhinmilch GmbH Agrargesellschaft hat Ihren Haupt- und Verwaltungssitz in Fehrbellin in Brandenburg. Sie ist Muttergesellschaft von vier im Rhinmilchverbund wirtschaftlich und juristisch eigenständigen Gesellschaften. Sie arbeiten eng abgestimmt in der Geschäftsleitung und der Verwaltung zusammen. Die landwirtschaftlichen Erzeugnisse und Vermarktungsprodukte sind Milch, Getreide, Viehfutter, Absatzkälber und Bioenergie.
Die Herausforderung.
Die Mischung aus Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten und eine größtenteils enorme Anzahl an Rechnungen, bedeuten einen hohen Aufwand. Insbesondere da die Buchhaltung für alle vier, dem Verbund angehörenden GmbHs, bearbeitet wird. Das möchte das Unternehmen durch eine einheitliche digitale Dokumentenverarbeitung minimieren. Zudem sollen sämtliche Dokumente zukünftig von allen freigegebenen Mitarbeitenden im direkten Zugriff schnell und einfach auffindbar sein.
Das Projektziel.
Primär geht es darum in einem sehr unübersichtlichen Markt eine Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems zu benennen, die auf die Unternehmensbedürfnisse passen. Hierfür müssen vor der Auswahl die zum Unternehmen passenden Anforderungsdetails herausgearbeitet und benannt werden. Durch die Einführung der Lösung sollen Kosten eingespart werden, die durch erhöhte Arbeitszeit entstehen. Zudem soll auf Dokumente, Rechnungen sowie Informationen schneller zugegriffen werden. Dies führt gleichzeitig zu einer Entlastung der Mitarbeiter:innen.
Die Vorgehensweise.
Der erste Schritt bestand in der Prozessanalyse der verschiedenen Abläufe im Büro. Hierfür wurden mit den beteiligten Angestellten sowie der Geschäftsführung ausführliche Interviews geführt, um die Prozesse und Abläufe nachzuvollziehen. Anhand dieser Interviews arbeitete das Expertenteam die benötigten Anforderungen an das DMS aus. Abschließend wurden, basierend auf einem erstellten Marktvergleich, geeignete Lösungen vorgestellt, die optimal auf die ermittelten Anforderungen passten.
Die Lösung.
Im Projekt erstellte das Team des Digitalzentrums einen Kriterienkatalog. Auf dieser Basis erstellte es eine Marktübersicht mit zahlreichen DMS/ECM-Systemen. Es traf dann eine Vorauswahl an geeigneten DMS-Systemen.
Unter Berücksichtigung aller aus den Interviews extrahierten Anforderungen und einer Gewichtung dieser, konnte das Team die Top-Kandidaten für das Unternehmen ermitteln:
✓ Amagno
✓ Easy DMS
✓ ZS DocMa
- Durchführung von Interviews
- Ideation Workshops
- Recherche
- Marktanalyse
- Anbietervergleich
Q2-2021 bis Q3-2021
Das Unternehmen
Rhinmilch GmbH Agrargesellschaft
Adresse: Betziner Weg 18, 16833 Fehrbellin
Web: www.rhinmilch.de
Branche: Landwirtschaft / Agrar
Herr Winter (Geschäftsführung)
Mail: info@rhinmilch.de
Der Projektumsetzer
Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH (IFII)
Adresse: Magdeburger Straße 50, 14770 Brandenburg an der Havel
Web: www.ifii.eu
Mail: kontakt@ifii.eu
