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Digitale Tools zur 3G-Kontrolle am Arbeitsplatz

Mit den steigenden Coronazahlen verändert sich auch der Arbeitsalltag der Beschäftigten. So gilt in Deutschland seit dem 24. November eine 3G- Regel für den Arbeitsplatz. Das bedeutet: Arbeitnehmende dürfen ihren Arbeitsort nur betreten, wenn sie nachweisen können, dass sie geimpft, genesen oder negativ getestet sind. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers dies zu kontrollieren. Wir stellen Ihnen Möglichkeiten vor, wie Sie die Einhaltung dieser Regelung in Ihrem Unternehmen rechtssicher digital überprüfen und dokumentieren können.
Digitale Tools zur 3G-Kontrolle Arbeitsplatz

Stand: 25.11.2021

Beachten Sie rechtliche Grundlagen zur 3G-Regelung

In §28b Absatz 1 IfSG ist festgelegt, dass sowohl Arbeitgebende als auch -nehmende beim Betreten der Arbeitsstätte einen Nachweis über die Impfung, eine Genesung oder einen negativen Test mit sich führen müssen. Ausgenommen davon sind nur Personen, die die Arbeitsstätte betreten um sich impfen oder testen zu lassen.

Die Nachweispflicht gilt auch für Ort im Freien auf dem Gelände eines Betriebes, für Baustellen oder für Lager-, Maschinen- und Nebenräume. Nicht zu den Arbeitsstätten im Sinne des § 28b IfSG gehören z.B. Arbeitsplätze im Homeoffice, in Fahrzeugen oder in Verkehrsmitteln.

Arbeitgebende sind rechtlich dazu verpflichtet die 3G-Regel am Arbeitsplatz zu kontrollieren. Dabei dürfen sie im Rahmen der Dokumentation folgende personenbezogenen Daten abfragen:

  • den Namen der Arbeitnehmenden
  • das Vorliegen eines gültigen 3G-Nachweises und
  • die Gültigkeitsdauer des Nachweises

Es genügt, die Namen mit gültigem Nachweis auf einer Liste abzuhaken. Bei geimpften und genesenen muss dies nur einmal erfasst werden. Bei genesenen und getesteten Beschäftigen muss außerdem das Enddatum des Status festgehalten werden.

Vorsicht: Weitere Gesundheitsdaten dürfen weder erhoben noch verarbeitet werden. Weiteres sind sämtliche Daten nach einer Dauer von 6 Monaten zu löschen und vor dem Zugang Unbefugter zu schützen.

Beachten Sie außerdem, dass Sie den Impfstatus damit nicht direkt abfragen dürfen. Möchten Mitarbeitende keine Auskunft dazu geben, müssen sie einen negativen Testnachweis erbringen.

Gilt die 3G-Regel auch im Homeoffice?

Nein. Da Arbeitsplätze im Homeoffice im Sinne des § 28b IfSG keine Arbeitsstätten sind, entfällt hier die 3G-Regelung. Wer ausschließlich im Homeoffice arbeitet, muss keinen Nachweis erbringen.

Beachten Sie auch die aktuelle Homeoffice-Pflicht: Als Arbeitgeber:innen müssen Sie den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anbieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen. Beschäftigte müssen dieses Angebot annehmen, sofern keine Gründe entgegenstehen.

Was gilt als 3G Nachweis?

  • Impfnachweis: Der Nachweis über eine gültige Impfung gegen das Coronavirus mit einem der zugelassenen Impfstoffe.
  • Genesungsnachweis: Die Bestätigung einer überstandenen Infektion mit COVID 19, wenn die Testung mindestens 28 Tage und maximal 6 Monate zurückliegt.
  • Testnachweis: Dabei gilt zum einen ein negatives PCR-Test Ergebnis das maximal 48 Stunden alt ist. Zum anderen Schnelltests die von einer befugten Stelle durchgeführt und in einem behördlichen Datenverarbeitungssystem erfasst werden. Alternativ sind Selbsttests im Betrieb möglich, die unter Aufsicht oder von beauftragten Dritten durchgeführt werden.

Wie muss der 3G-Nachweis kontrolliert werden?

Im Rahmen der Kontrolle muss das Unternehmen die Anforderungen an den Beschäftigtendatenschutz einhalten. Ist dies gewährleistet, können Sie die Kontrolle auch geeigneten Mitarbeitenden oder Dritten übertragen.

Bei Genesenen- oder Impfnachweisen reicht die einmalige Kontrolle des Nachweises darüber aus, wenn dieser dokumentiert wird. Sie können diese Mitarbeitenden von den täglichen Zugangskontrollen ausnehmen und damit Zeit sowie Aufwand reduzieren. Kommt es zur Kontrolle durch eine Behörde müssen die Nachweise aber bereitgehalten werden.

Wichtig: Bei nicht Einhaltung oder Verstößen gegen Kontroll- und Mitführungspflichten von 3G-Nachweisen, können Strafen in der Höhe von bis zu 25.000 Euro anfallen.

Mithilfe von Apps können Sie die 3G-Regel am Arbeitsplatz digital kontrollieren.

Digitale Tools zur Erfassung des 3G-Status am Arbeitsplatz

Damit die neue 3G-Regelung für den Arbeitsplatz umgesetzt werden kann sind das Mitwirken der Unternehmen und effiziente Kontrollmechanismen entscheidend. Als Mindestanforderung definiert §28b Infektionsschutzgesetz das tägliche Abhaken der Vor- und Zunamen der kontrollierten Mitarbeitenden auf einer Liste. Für die meisten Unternehmen stellt dies einen erheblichen organisatorischen und zeitlichen Mehraufwand dar.  

Um den Aufwand hier so minimal wie möglich zu halten, eignen sich digitale Tools am besten. Wir haben einige Digitale Tools zur 3G-Kontrolle Arbeitsplatz für Sie gefunden: 

CovPass-Check-App

Beim CovPass-Check handelt es sich um eine kostenlose Anwendung des Robert Koch-Institut für die lediglich die passende App für Android oder iOs auf dem Smartphone benötigt wird.

Mit der App können Sie dann unkompliziert und datenschutzkonform die QR-Codes der Impf- oder Genesenenzertifikate aus der CovPass oder der Corona-Warn-App scannen.

Aber Achtung: Bei der Überprüfung der Zertifikate durch die App erfolgt keine Übertragung oder Speicherung von personenbezogenen Daten. Aus diesem Grund kann die App NICHT zur digitalen Dokumentation der Kontrollen genutzt werden.

Wenn Sie diese App nutzen, ist eine zusätzliche Liste auf der Vor- und Zunahmen der Beschäftigten dokumentiert und „abgehakt“ werden nötig. Dokumentieren Sie außerdem, wann der 3G-Nachweis abläuft und erneut kontrolliert werden muss.

Mobivention App „Corona 3G-Regelzur Kontrolle und Dokumentation

Neben dem kostenlosen CovPass-Check gibt es von dem deutschen Unternehmen Mobivention die kostenpflichtige App Corona 3G-Regel. Auch damit können Sie die Zertifikate über einen QR-Code scannen und Testergebnisse manuell erfassen.

Im Unterschied zum CovPass-Check werden mit dieser App die Daten auf einem Server gespeichert und können später Abgerufen werden. Diese Anwendung eigene sich damit auch zur nötigen Dokumentation der Kontrollen.

Je nach Unternehmensgröße kostet die Anwendung zwischen 99€ (bis 25 Nutzer) und 999€ (bis 2.000 Nutzer) pro Monat.

Saneware 3G-Status Erfassung

Mit der Saneware 3G-Status Erfassung verfügen Sie über ein DSGVO- konformes, browserbasiertes Tool mit dem Sie die Nachweise der Mitarbeitenden nicht nur erfassen, sondern den 3G- Status im gesamten Unternehmen auswerten können. Die Mitarbeiter:innen können den 3G-Status hier außerdem selbst erfassen.

So stellt Ihnen die Software beispielsweise eine Liste der Mitarbeitenden deren 3G-Status überprüft werden muss zur Verfügung oder erinnert Sie vor dem Auslaufen eines 3G-Status. Das Tool eignet sich auch zur Dokumentation und bei Bedarf kann diese auch an die zuständigen Ämter übermittelt werden.

Die Preise müssen individuell angefragt werden.

„Covid Control Platform“ von Testify

Das Unternehmen Testify aus Linz bietet mit der „Covid Controll Plattform“ ebenfalls ein browserbasierte Tool zur digitalen Prüfung und Dokumentation der 3G-Nachweise an.

Die Kosten müssen ebenfalls angefragt werden.

Achten Sie bei digitalen Tools immer darauf, dass die Datenschutzgrundverordnung eingehalten wird.

Sie haben noch fragen?

Auf der Website des Bundesministerium für Arbeit und Soziales finden Sie ein ausführliches FAQ zur neuen 3G-Regel am ARbeitsplatz.

Text & Redaktion: Esta Winkler, Christel Schmuck

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