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Keine Zeit verlieren: 10 Tipps für effiziente Online-Meetings

Ihre Online-Meetings sollten stets so kurz wie möglich, zielführend und gut vorbereitet sein. Unsere 10 praktischen Tipps helfen Ihnen, Ihre Besprechungen optimal vorzubereiten. Ihr Team wird es Ihnen danken.
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Headset auf, Kamera an und los: Online-Meetings sind bequem und erlauben es uns, jederzeit mit Kolleg:innen oder Kund:innen in den Austausch zu gehen. Nach 2 Jahren Pandemie sind viele technische Barrieren abgebaut und Nutzende sicher im Umgang mit den Programmen. Wir haben es uns in der digitalen Welt gemütlich gemacht. Vielleicht etwas zu gemütlich?

Die Unmittelbarkeit verführt gerne dazu, sich wenig oder gar nicht auf Online-Meetings vorzubereiten. Die Folge sind oft langwierige, unstrukturierte und ineffiziente Meetings. Das kann sich auf Dauer negativ auf die Motivation Ihres Teams auswirken.

Wenn Sie folgende 10 Tipps beachten, werden Ihre Online-Meetings effizienter und Ihre Mitarbeitenden zufriedener.

1. Kein Online-Meeting ist besser als eines zu viel.

Studien zeigen, dass die intensive Nutzung von Videomeetings bei Beschäftigten eine Erschöpfung auslösen kann, die sogenannte „Zoom-Fatigue“. Diese Online-Müdigkeit betrifft etwa 60 Prozent der befragten Personen, die regelmäßig in Online-Meetings bestellt werden (Quelle: IBE-Studie: „Zoom-Fatigue“). Unnötige Meetings wirken sich außerdem negativ auf die Motivation der Teilnehmenden aus und nagen langfristig sogar an der Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz.  

Fragen Sie sich als vor jeder Planung: Ist ein Meeting wirklich notwendig, um diese Frage(n) zu klären? Wenn Sie weder eine Agenda noch ein klares Ziel für ein Online-Meeting definieren können, dann sollten Sie eine andere Lösung finden.  

Alternative zum Meeting: Umfrage-Tools sind ein unkomplizierter Weg, um Feedback von Ihrem Team einzuholen. Mit dem richtigen Tool ist die Umfrage innerhalb kürzester Zeit erstellt.

2. Ohne Agenda kein Online-Meeting.

Welche Punkte sollen beim Meeting besprochen werden und welche nicht? Auch für Online-Meetings sollten Sie stets eine klare Agenda vorbereiten, die Sie im Vorfeld an alle Teilnehmenden kommunizieren.

Machen Sie in der Agenda klar, was von den Teilnehmenden während des Meetings erwartet wird:

  • Worum wird es genau gehen?
  • Welche Inhalte sollen von welcher Person vorbereitet werden?
  • In welcher Form soll der Input erfolgen?
  • Welche Zeiten sind eingeplant?

Die Agenda erleichtert es, ein Meeting zu strukturieren und nicht am Thema „vorbeizumeeten“.

3. Sie haben nicht ewig Zeit: Timeboxing

Zeit ist eine wichtige Ressource: Begrenzen Sie sie!

Timeboxing als Hilfsmittel für effiziente Online-Meetings.
Timeboxing als Hilfsmittel für effiziente Online-Meetings.

Timeboxing ist eine Methode, bei der feste Zeitblöcke für eine Aufgabe reserviert werden. Damit Online-Meetings nicht ausschweifen, können Sie für jeden Themenpunkt im Vorfeld ein festes Zeitfenster einkalkulieren und mit der Einladung an die Teilnehmenden kommunizieren. So wird für alle auf den ersten Blick klar, wie tief in bestimmte Themen eingestiegen werden kann und soll. Falls es sich um ein längeres Meeting handelt, sollten Sie unbedingt auch feste Pausenzeiten einplanen.

Tipp: Viele Programme schlagen für Meetings ein festes Zeitfenster von 30 – 60 Minuten vor. Hinterfragen Sie kritisch, ob Sie wirklich so lange brauchen. Oft lohnt sich der Extraklick um ein benutzerdefiniertes Zeitfenster von 20 oder 40 Minuten für das Meeting anzusetzen. 

4. Verfolgen Sie eine klare Zielsetzung.

Ihre Arbeitszeit ist kostbar, das sollten Sie auch während eines Online-Meetings nicht vergessen. Wenn Sie ein Meeting mit Ihren Kolleg:innen oder Kund:innen planen, dann legen Sie im Vorfeld fest, welches Ziel mit dem Meeting am erreicht werden soll.

Während des Meetings sollten Sie konkret auf das Erreichen des Ziels hinarbeiten. 

5. Nur ein Thema pro Meeting.

Meetings sollten stets so kurz wie möglich, zielführend und gut vorbereitet sein. Vermeiden Sie es, die Agenda mit mehreren Themenkomplexen zu beladen: Das zieht den Termin im Zweifel nur in die Länge und führt im schlimmsten Fall zu keinem Ergebnis.

„Und weil wir hier schon einmal so nett zusammengekommen sind, lasst und doch noch Besprechen wie…“

Auch wenn es verlockend ist: Vermeiden Sie es, spontan noch weitere Themen auf die Tagesordnung zu setzen. Folgende Gründe sprechen dagegen:

  • Bedenken Sie, dass die Teilnehmenden wahrscheinlich nicht auf das neue Thema vorbereitet sind.
  • Das Thema ist womöglich nicht für alle Anwesenden relevant, gleichzeitig könnten wichtige Personen fehlen.
  • Respektieren Sie die Pausenzeiten und Anschlusstermine Ihrer Kolleg:innen. Sie können nicht erwarten, dass nach der Besprechung alle noch fit und aufnahmefähig sind.

6. Begrenzen Sie die Sprechzeiten der Teilnehmenden.

Meetings werden gerne dazu genutzt, der Führungskraft zu zeigen, wie engagiert man sich einbringt. Das kann leider auch dazu führen, dass sich einige zu langen Monologen und Ausschweifungen hinreißen lassen.

Als Führungskraft oder Moderator:in eines Meetings liegt es in Ihrer Verantwortung, Monologe einzudämmen und für ein Klima zu sorgen, in dem alle Teilnehmenden die Möglichkeit und den Raum haben, sich zu äußern.

Eine gute Moderation sollte Monologe in (Online-) Meetings unterbinden. Die Zuhörenden werden es Ihnen danken.
Eine gute Moderation sollte Monologe in (Online-) Meetings unterbinden. Die Zuhörenden werden es Ihnen danken.

Soziale Nachhaltigkeit

Studien bestätigen, dass Frauen in Meetings etwa 25 Prozent weniger Redeanteil haben. Männer ergreifen hingegen auch das Wort, wenn Sie eigentlich nichts Inhaltliches beizutragen haben. Je größer die Gruppe, desto stärker kippt dieses Verhältnis zuungunsten der weiblichen Teilnehmenden. Darüber hinaus werden Frauen häufiger übersehen und unterbrochen.

Seien Sie sich dieser Tatsachen bewusst und steuern sie aktiv dagegen:

  • Weisen Sie das Team darauf hin, dass auf individuelle Redezeiten geachtet werden soll
  • Unterbrechen Sie monologisierende Reder:innen mit dem Hinweis auf das Zeitmanagement.
  • Verteilen Sie spannende Aufgaben nicht immer an die Personen, die als erstes „Hier“ schreien. So vermeiden Sie es, introvertierte Teammitglieder zu benachteiligen.

7. Serientermine kritisch hinterfragen und ausdünnen.

Vielleicht haben sich in Ihrem Kalender in den letzten Jahren Serientermine eingeschlichen, die mittlerweile eher zu einer Pflichtübung geworden sind? Hinterfragen Sie regelmäßig diese Termine nach ihrem Nutzen für alle Teilnehmenden.  

Generell gilt: Berufen Sie Sitzungen nur dann ein, wenn Sie tatsächlich notwendig sind. Eine regelmäßige Wochenbesprechung muss nicht stattfinden, nur weil diese im Kalender steht.

Nutzen Sie bereits alle Möglichkeiten, um mit Ihrem Team digital und effizient zusammenzuarbeiten? Unsere Checkliste Gemeinsam digital arbeiten gibt praktische Tipps zu Anwendungen, die Ihnen die Zusammenarbeit erleichtern können.

8. Es wird nur besprochen, was für alle Anwesenden relevant ist.

Diese Regel ist so banal wie wichtig: Setzten Sie nur Punkte auf die Agenda, die für alle eingeladenen Personen relevant sind.

So zeigen Sie Respekt für die Arbeitszeit Ihrer Teammitglieder und vermeiden außerdem, dass wichtige Personalressourcen unnötig in Meetings gebunden werden.

9. Ablenkungen sind tabu.

Das man den Sprechenden aufmerksam zuhört und sich nicht mit anderen Dingen beschäftigt, wird gerade in Onlinemeetings gerne vernachlässigt. Die Versuchung, mal eben E-Mails abzurufen, etwas im Internet zu suchen oder Nachrichten auf dem Smartphone zu checken, ist groß.

Kommunizieren Sie an Ihr Team, das Ablenkungen währen des Meetings Tabu sind. Orientieren Sie sich an dieser Ablenkungs-Checkliste:

  • Anwendungen und Chatfenster schließen.
  • Telefon stummschalten und außer Reichweite legen.
  • Mailprogramm schließen oder Benachrichtigungen deaktivieren.
  • Kameras im Online-Meeting einschalten, das sorgt für soziale Kontrolle.  

Extratipp: Um Ablenkungen durch das Smartphone zu vermeiden, können Sie auf Android („Digital Wellbeing à Focus Mode“) und iOS („Fokus“) bestimmte Apps für einen gewissen Zeitraum ausschalten. Sie definieren in den Einstellungen selbst, welche Anwendungen Ihnen Benachrichtigungen anzeigen dürfen, solange der entspreche „Fokus“ aktiviert ist.

Ihnen fällt es schwer, sich bei den ständigen Arbeitsunterbrechungen auf das Erledigen Ihrer Aufgaben zu konzentrieren? Die Deep Work Methode kann ihnen helfen, ihre Konzentration und Produktivität zu seigern.  

Vermeiden Sie Ablenkungen in Online-Meetings.
Vermeiden Sie Ablenkungen in Online-Meetings.

10. Nachbereitung nicht vergessen: Dokumentation und Aufgabenverteilung

Im Anschluss an ein Meeting sollten alle getroffenen Entscheidungen schriftlich in einem geteilten Dokument festgehalten werden. So können die Entscheidung durch die Teilnehmenden geprüft und im Zweifel nachgeschlagen werden.

Bestenfalls wurde zu jedem Punkt auf der Tagesordnung eine relevante Entscheidung oder Aussage getroffen. Achten Sie darauf, dass Aufgaben klar dokumentiert und verteilt sind.

Wer nicht anwesend sein konnte, hat über das Ergebnisprotokoll die Möglichkeit, Wichtiges nachzulesen.

Fazit

Online-Meetings sind häufig ineffizient, weil sie schlicht nicht durchdacht und nicht ausreichend vorbereitet worden sind. Mit unseren Tipps können Sie dem aktiv entgegenwirken.

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens? Unsere kostenfreien Webinare und Workshops geben Ihnen regelmäßig praktische Tipps zu Themen wie Nachhaltigkeit, agiles Arbeiten, Storytelling oder IT-Sicherheit.

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